เตรียมคุยกับโรงแรม ให้วันพิเศษสมบูรณ์แบบ

เตรียมคุยกับโรงแรม ให้วันพิเศษสมบูรณ์แบบ (I do)

เรื่อง : Supatha

          เมื่อได้ฤกษ์ดีในการเริ่มต้นชีวิตคู่ สิ่งที่คู่บ่าวสาวจะต้องทำต่อจากนั้น คือเลือกสถานที่สำหรับจัดงานวิวาห์ หลายคู่อาจชอบความแปลกใหม่ที่ไม่ใช่โรงแรมหรือรีสอร์ท แต่ส่วนใหญ่ยังชอบความหรูหรา และสะดวกสบายในการเลือกจัดงานวิวาห์กับโรงแรม ซึ่งจะทำให้เบาใจเบาแรงไปได้มาก แต่แม้จะเลือกบริการของโรงแรมหรูที่มีความพร้อม คู่บ่าวสาวก็ยังต้องเตรียมตัวพูดคุยในรายละเอียด เพื่องานแต่งงานที่สมบูรณ์แบบ

          แม้ว่าบ่าวสาวจะวางใจให้โรงแรมที่เลือก เป็นผู้ดูแลงานเลี้ยงเกือบทั้งหมด ให้แต่รายละเอียดต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นภายในงานเลี้ยง ยังเป็นหน้าที่ที่คู่บ่าวสาว ต้องตัดสินใจเอง ดังนั้น ในการเตรียมตัวเตรียมความพร้อม เพื่อตัดสินใจคุยรายละเอียดต่าง ๆ กับทางโรงแรม ไม่ให้ตกหล่นจุดใดจุดหนึ่งไป

พูดคุยเบื้องต้น

          เมื่อเลือกโรงแรมที่สนใจจะใช้บริการจัดเลี้ยงได้แล้ว ขั้นตอนแรกคือการทำนัดเข้าไปพบตัวแทนฝ่ายขายงานจัดเลี้ยง ซึ่งโดยทั่วไปแทบทุกโรงแรม จะมีตัวแทนที่ดูแลด้านการจัดเลี้ยงแต่งงานโดยเฉพาะอยู่แล้ว ในการพูดคุยเบื้องต้น สิ่งที่ต้องเตรียมคือคำตอบในใจไปเท่านั้น

          เริ่มจากฤกษ์แต่งงาน แน่นอนว่าทางโรงแรมจะต้องมีคำถามเกี่ยวกับ ฤกษ์แต่งงานว่าเป็นวันไหนและช่วงไหน ถ้าวันนั้นห้องจัดเลี้ยงยังว่างอยู่ แนะนำให้จองสิทธิ์ไว้ก่อนได้เลย เพราะวันดีของเราอาจเป็นวันดีของอีกหลายคู่เช่นกัน

           ประมาณจำนวนแขก ควรบอกจำนวนแขกคร่าว ๆ เป็นตัวเลขกว้าง ๆ กับทางโรงแรมทราบ เพื่อดูว่าทางโรงแรม มีขนาดห้องจัดเลี้ยงที่เหมาะกับจำนวนแขกหรือเปล่า รวมถึงจะเป็นการง่ายต่อโรงแรม ในการเสนอหรือแนะนำแพคเกจที่เหมาะสมกับขนาดงานเลี้ยง

           รูปแบบการจัดเลี้ยงที่ต้องการ บอกกับทางโรงแรมถึงรูปแบบการจัดเลี้ยงที่ต้องการค็อกเทล บุฟเฟ่ต์ หรือโต๊ะจีน ลองขอดูรูปห้องจัดเลี้ยงและรูปแบบงานเลี้ยงที่ทางโรงแรมเคยจัด รวมถึงขอเดินชมห้องจริง โดยราคาของการจัดเลี้ยงแต่ละแบบจะไม่เท่ากัน การพิจารณาจะขึ้นอยู่กับหลายเรื่อง อาทิ จำนวนแขกขนาดของห้องจัดเลี้ยง ความชอบส่วนตัว ความต้องการของผู้ใหญ่ กลุ่มของแขกที่เชิญ ว่าเป็นแขกผู้ใหญ่หรือเป็นเพื่อน ๆ ของเจ้าบ่าวเจ้าสาว ซึ่งสามารถขอรายละเอียดของราคา และรายการอาหารจากทางโรงแรม เพื่อนำกลับมาพิจารณาตัดสินใจที่บ้านได้เพื่อความรอบคอบ ที่สำคัญอย่าลืมถามว่า สามารถนำอาหารจากข้างนอกเข้ามาจัดเลี้ยงในงานร่วมด้วยได้หรือไม่ ถ้านำเข้ามาได้ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมรึเปล่า เผื่อว่าคู่บ่าวสาวอาจต้องการนำร้านอาหารเจ้าโปรด เข้ามาจัดเลี้ยงในงานด้วย

          เครื่องดื่มในงานที่รวมอยู่ในแพคเกจเดียวกับอาหาร ส่วนใหญ่จะเป็นน้ำอัดลมหรือที่เรียกว่า Soft Drink ซึ่งจะไม่รวมเครื่องดื่มที่มีแอลกอฮอล์ เรื่องที่ต้องสอบถามด้วยคือค่าเปิดขวด เมื่อมีการนำเครื่องดื่มจากข้างนอกเข้าไป


พูดคุยในรายละเอียด

          ก่อนวันงานประมาณ 1-2 เดือน ควรเข้าไปคุยรายละเอียดต่าง ๆ กับตัวแทนฝ่ายขายที่คอยดูแลอำนวยความสะดวกของงานอีกครั้ง โดยคุยให้ลึกถึงรายละเอียดในจุดต่าง ๆ มากขึ้น ดังนี้...

          เมนูอาหาร หลังจากที่พิจารณาเลือกรายการอาหารจากข้อมูล ที่ขอทางโรงแรมไว้ตั้งแต่วันที่มาพูดคุยครั้งก่อน ตอนนี้ต้องแจ้งถึงรายการอาหารที่ตัดสินใจเลือก

          การตกแต่งห้องจัดเลี้ยง ส่วนใหญ่ทางโรงแรมจะมีรูปภาพจากงานที่เคยทำมาก่อนให้ชม คู่บ่าวสาวสามารถเลือกแบบของซุ้มดอกไม้ เลือกชนิดดอกไม้และโทนสีรวมทั้งการโยงผ้า ประดับฟลาวเวอร์บอลเพิ่มในบางจุด การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งของฟลาวเวอร์สแตนด์ น้ำแข็งแกะสลัก เพื่อให้เข้า Theme งาน ซึ่งหากต้องปรับหรือเปลี่ยน ต้องแจ้งและระบุถึงสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน ทางโรงแรมจะได้ตระเตรียมความพร้อมอย่างไม่ผิดพลาด

          รูปแบบการจัดวางโต๊ะในงาน จะมีความสำคัญมากสำหรับงานเลี้ยงแบบบุฟเฟ่ต์และโต๊ะจีน ปกติแล้วทางโรงแรมจะมีรูปแบบของการจัดวาง มาอธิบายว่าโต๊ะจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งจะจัดวางโต๊ะอย่างไร จัดอาหารไว้ตรงไหนส่วนงานเลี้ยงสไตล์ค๊อกเทล จะเน้นเรื่องของรูปแบบการจัดวางอาหาร ซุ้มอาหารจะวางมุมไหนให้เหมาะกับจำนวนแขกในงาน รวมถึงซุ้มเค้ก หรือหากต้องการให้มีเชมเปญทาวเวอร์ หรือฟลอร์เต้นรำจะได้จัดตำแหน่งที่ตั้งให้เหมาะสมด้วย

          เวทีและการตกแต่ง โดยทั่วไปทางโรงแรมจะมีจุดที่สามารถจัดเป็นเวที ในห้องจัดเลี้ยงได้หลายมุม หลังจากเลือกที่เหมาะกับรูปแบบของงานได้แล้ว ให้เลือกรูปแบบการตกแต่งว่าต้องการมีดอกไม้มากน้อยเพียงใด

           รูปแบบป้ายชื่อคู่บ่าวสาวเป็นแบบไหน หากมีแบบที่ชอบในใจให้บอกกับทางโรงแรมได้เลย จะได้ทราบว่าทางโรงแรมสามารถจัดให้ได้หรือไม่ หรือต้องปรับอย่างไร

          รูปแบบเค้กแต่งงาน ระบุให้ละเอียดว่าอยากได้เค้กชั้นทรงอเมริกัน หรือแบบแยกชิ้นวางบนฐาน ต้องการเค้กกี่ชั้น ต้องการให้เป็นเนื้อเค้กจริงกี่ชั้น และต้องการรายละเอียดบนตัวเค้กแบบไหนสีอะไร ส่วนใหญ่หากเลือกเป็นแพคเกจจัดเลี้ยง ทางโรงแรมจะมีแบบให้เลือกอยู่แล้ว แต่หากมีแบบในใจที่อยากได้จะต้องบอกรายละเอียดให้ชัดเจน

           ป้ายชื่อตั้งบนโต๊ะ หากต้องมีสามารถขอให้ทางโรงแรมช่วยจัดทำให้ โดยต้องให้รายชื่อให้กับทางโรงแรมเพื่อจัดเตรียมของแถมอื่น ๆ จากทางโรงแรม เช่น สมุดประสาทพร และกล่องรับซอง ส่วนใหญ่โรงแรมจะมีแบบสำเร็จรูปอยู่แล้ว หากต้องการที่จะตกแต่งเพิ่มเติม ให้ขอรับจากทางโรงแรมมาตกแต่งก่อนได้

           ส่วนช่อดอกไม้ติดหน้าอกและมาลัยบ่าวสาว ทางโรงแรมจะมีแบบให้เลือกว่าอยากได้แบบไหน เป็นสีอะไร จำนวนเท่าไหร่

          แสง สี เสียงในงาน สอบถามให้เข้าใจว่าระบบแสง สี เสียง ในห้องจัดเลี้ยงเป็นอย่างไร เพื่อจะได้นำมาวางแผนจังหวะการเปิดไฟ หรี่ไฟ ควบคุมเสียงการเปิดเพลง เปิดพรีเซนเทชั่นในแต่ละช่วงเวลาของงานเลี้ยงได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งสอบถามว่าทางโรงแรมมีอุปกรณ์อะไรให้บ้าง และมีจำนวนเท่าใด เช่น เครื่องฉายพรีเซนต์เทชั่น เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโน๊ตบุ๊ค จอฉายพรีเซเทชั่น ไมค์โครโฟน

           องค์ประกอบเสริมอื่น ๆ หากคู่บ่าวสาวมีเดียวเสริม ต้องการนำอุปกรณ์อื่น ๆ เข้ามาติดตั้ง ต้องบอกทางโรงแรมไว้ล่วงหน้าว่าจะนำอะไรเข้าไป และตั้งไว้ตรงไหนบ้าง เช่น มิลเลอร์บอล ไฟหยดน้ำ หรือจะเป็นเรื่องเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ไวน์ เบียร์ หรือของชำร่วย ที่จะนำไปฝากไว้ที่โรงแรมล่วงหน้า

          ลำดับขั้นตอนในงาน ทำสำเนาลำดับขั้นตอนพิธีการต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในงานมอบให้ทางโรงแรมอย่างน้อย 1 ชุด มอบให้ในวันพูดคุยรายละเอียด เพื่อให้เจ้าหน้าที่ของทางโรงแรมช่วยประสานงานให้ แต่ถ้ายังไม่มีสามารถ ขอให้ทางโรงแรมช่วยทำสคริปต์ลำดับขั้นตอนให้ได้เช่นกัน

          ค่าใช้จ่ายและการชำระเงิน เป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องคุยให้ชัดเจน ทั้งส่วนของค่าใช้จ่ายในการจัดเลี้ยงที่เป็นราคาต่อหัวต่อท่าน จำนวนแขกขั้นต่ำที่ตกลงกับทางโรงแรม และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าดอกไม้พิเศษที่ขอให้จัดเพิ่ม ค่าเปิดขวด ค่าตกแต่งงานเพิ่มในบางจุด โดยปกติโรงแรมจะทำสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดออกมา และขอให้วางมัดจำเพื่อเป็นการยืนยันการจัดงาน จากนั้นต้องสอบถามถึงการชำระเงินหลังเลิกงาน เพราะบางโรงแรมอาจต้องการให้ทำเป็นแคชเชียร์เช็ค ไปให้เอกสารยืนยันการจัดงาน ก่อนการวางมัดจำยืนยันการจัดงาน ควรให้โรงแรมช่วยแนบเอกสารยืนยันรายละเอียดการจัดงานทั้งหมด มาให้ตรวจสอบความถูกต้อง ทั้งด้านราคา รายการอาหาร และรายละเอียดอื่น ๆ ทั้งหมดที่ได้พูดคุยกัน หลังจากเซ็นต์รับทราบในเอกสารบ้าง เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน

ขอขอบคุณข้อมูลจาก
 
ISSUE 44 ฉบับเดือนพฤศจิกายน - ธันวาคม 2010